Beëindiging mediation zonder overeenstemming tussen partijen

17 januari 2022
contract-6149824_1280.png.webp

Beëindiging mediation zonder overeenstemming tussen partijen: hoe doe je dat zonder de vertrouwelijkheid te schaden?

Als vertrouwenspersoon worden wij regelmatig benaderd door leden die een klankbord zoeken. Dit is voor NMv-leden geheel vrijblijvend en is een laagdrempelige manier om een casus of zorg te bespreken. Diverse onderwerpen komen dan ook aan de orde, zoals de volgende casus.

Eén van de partijen geeft aan geen vertrouwen meer te hebben in de mediator en wil de mediation tussentijds beëindigen. Hoe doe je dat?

De mediator zal vaak eerst nog een laatste interventie plegen in een ultieme poging om het vertrouwen terug te winnen en de mediation voort te zetten. Mocht een van de partijen toch volharden in het willen beëindigen van de mediation dan is het aan de mediator om de zaak officieel af te sluiten. Dit geschiedt door een laatste formele mededeling van de mediator aan partijen. Daarbij worden zij gewezen op de in acht te nemen vertrouwelijkheid. Volgens het MFN/ADR-tuchtrecht dient dit een neutraal bericht te zijn, zonder verdere inhoud. Waarom neutraal? Het bericht moet in beginsel ook door een eventuele verwijzer of opdrachtgever (niet partij zijnde) ingezien kunnen worden. Een neutraal bericht zal de tussen partijen afgesproken vertrouwelijkheid naar buiten toe niet schaden.

Voorafgaand aan dit neutrale beëindigingsbericht stuurt de mediator aan partijen een schrijven waarin hij samenvat wat tot deze stap heeft geleid. Hij kan ervoor kiezen om partijen wellicht nog iets mee te geven waar zij (hopelijk) samen verder mee kunnen. Zo’n voorlaatste brief moet volkomen neutraal geformuleerd zijn. Het gaat om een (droge) opsomming van feitelijke constateringen. Zo kun je bijvoorbeeld in het kort de argumenten van beide partijen weergegeven, met als eindconclusie dat (een van de) partijen er voor kiest om de mediation tussentijds te beëindigen.

Klacht/tuchtrechtelijk zit de mediator hierbij vaak in een spagaat. U mag geen oordeel hebben en moet onpartijdig zijn, terwijl u toch het verloop van de situatie wilt weergeven.

Hoever kunt en durft men daar dan in te gaan? Wij raden aan om het voorlaatste schrijven nog een keer kritisch door een collega-mediator/deskundige te laten lezen en screenen. Want ook al realiseert u zich dat dit voorlaatste schrijven volledig onder de vertrouwelijkheid valt, u kunt er nooit honderd procent zeker van zijn dat dit niet later in een rechtszaak (weliswaar bij zeer hoge uitzondering) ingebracht en meegenomen kan worden door de rechter. Dat is dan weliswaar de verantwoordelijkheid van partijen zelf, net als al het andere inhoudelijke van de mediation, maar u wilt natuurlijk niet als mediator zelf de vertrouwelijkheid schaden.

De NMv-vertrouwenspersoon is uw vraagbaak en luisterend oor! Voor alle gevallen waarin u  als mediator een klankbord wenst.

Meer weten: als u ingelogd bent, klik hier.

Paul Wijntje en PeteR Clark,  

NMv-vertrouwenspersonen                

Januari 2022