E-mails en verslagen

Column voorzitter NMv (18).png

In onze hoedanigheid als vraagbaakfunctionaris worden wij regelmatig benaderd met vragen over een achterliggende casus. Wij sparren en kunnen in voorkomende gevallen bijdragen aan een goede voortgang in het betreffende dossier.

Soms is er zelfs geen expliciete vraag en bestaat onze inzet uit niets anders  dan het bieden van een enkel luisterend oor. Soms betreft het een zaak waarin de mediator te maken heeft met strijdige beroeps- of gedragsregels, zogenaamde ethische dilemma’s. Dan kan alleen al het  voor kunnen leggen van het geconstateerde dilemma voldoende zijn voor de mediator om daarna zelf de beslissing te nemen: hoe verder?

Soms wil een mediator alleen een antwoord op een gestelde vraag. En dat het daarbij blijft. We geven dan meestal aan beschikbaar te zijn voor naderhand nog opgekomen vragen. Het komt vaak voor dat voor de voortgang op dat moment een e-mailbericht heel praktisch en zinvol is. De ervaring leert dat het heel goed kan zijn om die “moeilijke” e-mails nog eens voor te leggen aan deskundige andere mediator, zijnde de vraagbaak. De formulering let dan heel nauw en ieder woord zal goed bekeken moeten worden.

Wij vinden dat in de opleiding tot mediator aandacht gegeven zou moeten worden aan het schrijven van e-mails en andere schriftelijke stukken. Als op zichzelf staand onderwerp of in het kader van een meer omvangrijker training. Met de precieze tekst in een e-mail kun je wonderen verrichten, maar ook onduidelijkheden vergroten en daarmee verdere escalatie van het conflict veroorzaken. 

Ook het maken van een uitvoerig verslag na een bespreking is in beginsel niet zonder risico. Het kan een discussie over punten en komma’s tot gevolg hebben, waarmee een zaak alleen maar ingewikkelder wordt. We raden dan ook aan om te overwegen om in voorliggende gevallen wel of niet een uitgebreid verslag op te stellen en te kijken of een “voortgangs-mail” wellicht meer geëigend is. In zo’n e-mailbericht staan dan enkel en alleen de punten van de afgelopen bespreking die echt van belang waren en  waarmee partijen aan de slag  kunnen zoals: afspraken en huiswerk. Ook zo’n  e-mailbericht verdient aandacht en kan soms niet eenvoudig zijn. Wil je daarover sparren met de vraagbaak? Benader ons.

Afsluitend de tip om “moeilijke” e-mails niet meteen te versturen, en als het enigszins kan er “een nachtje over te slapen”. Of deze voor te leggen aan een andere mediator/ de NMv- vraagbaakfunctionaris.
Weet dat we altijd een luisterend oor hebben, kunnen adviseren en met raad kunnen bijstaan. Dus schroom niet om ons te benaderen.

Paul Wijntje, 06-20769174, p.wijntje@planet.nl

PeteR Clark, 06-22415205, info@pasme.info